Nad ktorou činnosťou strávite denne najviac času? Je to tvorba reportov, stretnutia, príprava faktúr alebo kreatíva? Pokiaľ nepoznáte jednoznačnú odpoveď, je správny čas získať o svojom dni lepší prehľad. Ak je vaším cieľom zbaviť sa pocitu, že „nič nestíhate“, potom vás bude zaujímať, aké nástroje použiť na lepší časový manažment.
Aktuálne existuje množstvo tipov, trikov a rád, ako si úlohy nielen naplánovať, ale aj stihnúť. My sme pre vás vybrali nástroje, ktoré vám toto plánovanie uľahčia a cieľ pomôžu uskutočniť.
1. TimeCamp
Pre efektívne manažovanie vášho času je potrebné mať najprv prehľad o jednotlivých aktivitách, ktoré vykonávate, a koľko hodín vám priemerne zaberú. TimeCamp je výborným nástrojom, s ktorým môžete zistiť, kde svoj čas najviac „strácate“ a pri ktorých úlohách sa zdržiavate najdlhšie. Skúste ho využiť po jednotlivých bodoch:
Sledovanie času
Získajte prehľad o časovom rámci úloh, ako aj o najviac používaných aplikáciách. Urobte si pomocou nástroja TimeCamp dôkladnú analýzu bežného pracovného dňa. Neskôr si k nej sadnite a dajte si úprimnú spätnú väzbu: „Ktorej úlohe som venoval najviac času?“, „Ako to zajtra môžem urobiť lepšie?“. Možno vás výsledky prekvapia, no nastavenie zrkadla je najlepší spôsob, ako zistiť, kde je „pes zakopaný“.
Spravujte projekty
Na základe štatistík zo sledovania si viete vytvoriť presnejší a efektívnejší projektový plán. Budete mať prehľad, na ktoré úlohy potrebujete niekoľko hodín a ktoré viete vybaviť za pár minút. Rozhodnúť sa tiež môžete na ich alokácii či delegovaní. To všetko prehľadne v jednej aplikácii.
Integrácia či automatické generovanie faktúr
TimeCamp spoľahlivo meria čas strávený nad jednotlivými úlohami, na základe čoho dokážete efektívne generovať faktúry klientom priamo v aplikácii. Jednoduché prepojenie s kalendárom oceníte pri úlohách, ktoré vykonávate mimo počítača, napríklad firemné stretnutia. TimeCamp umožňuje dokonca prepojenie s platobnými bránami. Zautomatizovať tak môžete aj vyplácanie miezd za odpracovaný čas.
2. Notion
Notion sa teší veľkej obľube medzi rôznymi skupinami ľudí. Od študentov až po vrcholových manažérov. V súčasnosti je to jeden z najpopulárnejších nástrojov pre manažment úloh. Je na to hneď niekoľko dôvodov:
Umožňuje spravovať úlohy z rôznych aspektov života
Vo firme potrebujete odpísať na emaily, kým v domácnosti je potrebné ísť na nákup. A do toho máte večer divadlo či by ste ocenili čas na svoje koníčky. S takouto diverzitou Notion maximálne počíta, preto si v ňom viete rozdeliť kategórie pre „Práca“, „Osobné“ či „Hobby“. Takto sa vám vaše rozličné svety nebudú miešať dohromady.
Univerzálnosť – plánovanie, písanie či ukladanie myšlienok a fotografií
Notion môžete jednoducho používať aj ako „digitálny denník“ – okrem prehľadu v úlohách si doň totiž môžete zapisovať aj poznámky z pracovných stretnutí či rôzne nápady na projekty alebo vylepšenia, ktoré by ste chceli neskôr uskutočniť. Prehľadné členenie a podpora viacerých formátov, ako napríklad aj fotografií, z neho robí skutočne univerzálny nástroj.
Spolupráce
Do svojho Notion viete pridať ďalších používateľov. Kolegom tak viete prideliť jednotlivé kategórie alebo úlohy. S firemnými partnermi si môžete tvoriť zápisy zo stretnutí alebo podávať aktualizácie o stave projektov, na ktorých spoločne pracujete.
Možnosť spoluprác oceníte aj pri väčších projektoch, ktoré dokážete rozdeliť na menšie podúlohy. K jednotlivým úlohám viete rozdeliť ľudí, ktorí na nich budú pracovať.
3. 1Password
Mať vo veciach poriadok výrazne ovplyvňuje efektivitu práce.
Bezpečnosť v digitálnom svete je (nielen) v poslednom čase často skloňovaná téma. Silné heslá sú základom pre ochranu vašich firemných aj osobných údajov. Práve takéto silné heslá sú však často pre človeka neintuitívne. Nespoliehajte sa na uložené prihlásenia v aplikáciách, nikdy neviete, čo sa môže stať. Vhodné je používať spoľahlivý password manager, kde máte uložené všetky heslá pre neočakávané situácie.
Práve 1Password je v súčasnosti populárnym nástrojom pre manažment hesiel. Vyznačuje sa vysokými bezpečnostnými štandardmi a dvojfázovou autorizáciou. Okrem ukladania hesiel umožňuje aj ďalšie funkcie:
Pomoc pri generovaní silných hesiel
1Password obsahuje nástroje na kontrolu a zlepšovanie bezpečnosti hesiel vrátane možnosti zmeny slabých alebo duplicitných hesiel. Vbudovaný je aj generátor dostatočne silných a spoľahlivých hesiel. Túto funkciu oceníte, až sa vám minú nápady na nové heslá do nových aplikácií či účtov.
Synchronizácia medzi zariadeniami
Prístup k svojim heslám a informáciám môžete mať na všetkých zariadeniach. Podporuje všetky platformy ako Windows, Linux, MacOS, iOS či Android. Nemusíte sa tak obávať problémov s kompatibilitou.
Nezabúdajte, že nielen silné heslá, ale aj obozretnosť na internete je pre ochranu vášho podnikania veľmi dôležitá. Zvážiť by ste mali antivírusový softvér, s ktorým máte istotu bezpečia a ochrany. S UPC ho môžete mať teraz na 3 mesiace zadarmo.
Používanie digitálnych nástrojov pre efektívne manažovanie času je výborným krokom vpred k splneniu vašich podnikateľských aj osobných cieľov.